Životopis funguje jako první prezentace kandidáta před potenciálním zaměstnavatelem. Představuje úvodní spojení mezi zájemcem o pozici a HR specialistou, proto má rozhodující vliv na to, jak uchazeč zapůsobí při prvním kontaktu. Je logické, že čistý, srozumitelný a logicky uspořádaný životopis výrazně posílí možnosti kandidáta získat pozvánku k rozhovoru. Právě volba formátu může tento pozitivní dojem z vašeho CV buď podpořit, nebo naopak zničit.
Portable Document Format pravděpodobně nepotřebuje detailní vysvětlení. Jde o široce rozšířený standard, který dokáže kombinovat text s grafikou a byl vytvořen společností Adobe. Pro zobrazení se obvykle využívá Adobe Reader. Vytvoření PDF je jednoduché, dokument v tomto formátu dokáže exportovat Microsoft Word, ale také dostupné alternativy jako OpenOffice Writer či LibreOffice Writer.
Hlavní předností PDF je jeho koncepce zajišťující identické zobrazení dokumentu napříč všemi platformami, bez ohledu na používaný operační systém, hardware či nainstalované fonty. Prakticky si můžete být jistí, že náborář uvidí váš životopis přesně tak, jak jej vidíte vy. Právě z tohoto důvodu jej personalisti preferují.
Z praktického úhlu pohledu představuje PDF nejoptimálnější volbu pro životopis. Málokdy se stává, že by dokument nešel načíst, zobrazit nebo že by se při nahrávání ‚‚rozpadl‘‘ (například překrývající se grafické prvky, přesunuté fotografie apod.).
PDF tedy představuje formát, se kterým určitě nic nezkazíte a který u personalistů nikdy nevyvolá negativní reakci.
Řada uchazečů si vytváří životopis se svými zkušenostmi v Microsoft Wordu nebo OpenOffice Writeru a následně posílají uložený soubor přímo ve formátu DOC nebo DOCx. Podle pozorování personalistů jsou životopisy v DOC druhou nejfrekventovanější variantou, těsně za PDF.
Soubor ve formátu DOC samozřejmě vytvoříte v Microsoft Wordu, ale stejně tak i v dostupných alternativních aplikacích, například OpenOffice Writer nebo LibreOffice Writer. Umožňuje vkládat jak text, tak obrázky.
Předností DOC souborů je jejich univerzální čitelnost a snadná editovatelnost. To však může být současně i slabinou, protože jde o upravitelné formáty a jejich vzhled není nutně tak konstantní a stabilní jako u PDF. Pokud například při vytváření životopisu v DOC použijete font, který ale příjemce nemá v systému, automaticky se mu změní na jiný. U DOC formátu je tak obecně mírně vyšší riziko, že se příjemci váš životopis zobrazí odlišně než vám. Může dojít k přesunutí textu, narušení struktury nebo překrytí obrázků.
Jeden benefit však DOC má. A to v situaci, kdy společnost, do které se hlásíte, využívá pro předběžné třídění životopisů automatizovaný systém, který v došlých CV vyhledává klíčové termíny a analyzuje jejich obsah. Tyto systémy mohou s dokumenty ve formátu DOC pracovat o něco efektivněji než s PDF. Pokud víte, že zaměstnavatel automatické systémy pro analýzu životopisů používá, v takovém případě má význam uvažovat o formátu DOC nebo DOCx.
Při tvorbě životopisu se vyhněte formátům, které personalisté neradi vidí. Typickým příkladem je ODT, výstup z OpenOffice či LibreOffice. Tento formát bývá náchylný na chyby v zobrazení a výsledný dokument může působit neuspořádaně. Pro profesionální životopis proto není vhodný.
Stejně problematické jsou obrázkové soubory typu JPEG, PNG nebo BMP. I když fungují skvěle pro fotky, text v nich není skutečným textem, ale jen obrazem. Nelze jej snadno kopírovat, což komplikuje práci s vaším CV. Proto personalisté tento způsob zasílání životopisů odmítají.
Ručně psaný životopis může působit originálně, ale v dnešní době spíše odradí. A naprostým přešlapem je kombinace více nevhodných formátů – například ručně psaný dokument vyfocený a uložený jako obrázek. Pokud už máte možnost životopis poslat elektronicky, využijte k tomu profesionálnější formát, který bude čitelný a přehledný.
