Nájem je jen začátek: Proč vás kancelář stojí víc, než čekáte?

Když se ve firmě začne řešit nová kancelář, kam padne váš zrak jako první? Pravděpodobně na cenu za metr čtvereční. Dává to smysl. Je to číslo, které je jasně dané a vidíte ho černé na bílém v každé nabídce.

Ale zkuste se na to podívat jinak. Kdybyste si kupovali auto, taky vás nebude zajímat jen měsíční splátka, že? Budete řešit benzín, pojistku, pravidelný servis i to, kolik stojí zimní pneumatiky. S kanceláří je to úplně stejné. Samotný nájem je jen část nákladů.

Odborníci na facility management pro to mají zkratku TCO neboli Total Cost of Occupancy (celkové náklady na užívání). Zní to možná trochu složitě, ale v praxi to znamená jednoduchou věc. Musíte si spočítat všechny náklady pro udržení kanceláře v běžném chodu.

Co přesně do této neviditelné zóny patří?

• Přestavby a fitout: Pokaždé, když naberete nové lidi, potřebujete nákup dalšího nábytku či stavební úpravy.

• Běžný provoz: Účty za energie, služby úklid, internet nebo káva a další občerstvení, které běžně najdete v kuchyňce.

• Váš čas: Kolik hodin měsíčně stráví někdo z týmu tím, že řeší rozbitou klimatizaci, chybějící mýdlo na záchodech nebo dohadování s dodavateli? To jsou peníze a energie, které by měly jít do byznysu.

Proč nám tyhle výdaje tak často unikají? Protože nájem je zkrátka úžasně předvídatelný. Přijde vám jedna faktura měsíčně a je klid. Ty ostatní věci se ale v účetnictví nenápadně rozpadnou do desítek různých kategorií, takže nad nimi ztratíte přehled.

Největší problém ale přichází s časem. Klasickou nájemní smlouvu většinou podepíšete na pět let. Jenže ruku na srdce – víte dnes, kde bude vaše firma za tři roky? Nebo dokonce za pět let?

Týmy se neustále zvětšují a zase zmenšují. Část lidí chce pracovat z domova, jiní naopak potřebují v kanceláři klid na hluboké soustředění. A vy najednou zjistíte, že platíte buď za prázdné židle, nebo neustále investujete další peníze do předělávání prostoru. Prostoru, který už vám vlastně dávno nevyhovuje.

Kancelář by měla vždycky sloužit vám, ne vy jí. Až budete příště hodnotit, kolik vás vaše firemní zázemí reálně stojí, nespokojte se jen s fixní částkou za nájem.

• Spočítejte si všechny skryté náklady.

• Zvažte, kolik času a peněz vás stojí neustálé úpravy, starosti o provoz a administrativa.

• Ptejte sami sebe, jestli vám váš současný prostor dává dostatečnou flexibilitu.

Protože v dnešní rychlé době se zkrátka nevyplatí platit za to, že se nemůžete pohnout z místa. Hledejte taková řešení, která dokážou růst, zmenšovat se a měnit se spolu s vaším byznysem. Teprve pak vám kancelář začne peníze spíše šetřit, než jen polykat.